Aufgabenmanagement – den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen

Was Aufgabenmanagement ist und warum es für ein Unternehmen von großer Bedeutung ist, habt ihr bereits in unserem letzten Blogartikel erfahren (hier nochmal zum Nachlesen).

In diesem heutigen Blogartikel beschäftigen wir uns mit der Auswahl eines geeigneten Aufgabenmanagementsystems und den Anforderungen, die bei der Einführung bestehen. Was Aufgabenmanagement ist und warum es für ein Unternehmen von großer Bedeutung ist, habt ihr bereits in unserem letzten Blogartikel erfahren (hier nochmal zum Nachlesen).

In diesem heutigen Blogartikel beschäftigen wir uns mit der Auswahl eines geeigneten Aufgabenmanagementsystems und den Anforderungen, die bei der Einführung bestehen.

Wie wähle ich ein geeignetes Aufgabenmanagementtool?

Es gibt zahlreiche Tools am Markt, die darauf spezialisiert sind, die Aufgabenverwaltung eines Unternehmens abzubilden. Diese bieten meist einen sehr großen Funktionsumfang zu verhältnismäßig geringen Kosten. Es ist unserer Meinung nach nicht notwendig, zu hohen Kosten ein individuelles Tool zu entwickeln, bzw. zu entwickeln lassen, da die angebotenen Tools aus Preis-Leistungssicht für die Anforderungen, die in den meisten Unternehmen bestehen, sehr gut geeignet sind.

Vom Funktionsumfang her sind viele der Lösungen am Markt ähnlich. Beim Großteil handelt es sich um Webanwendungen, die monatlich pro Benutzer abgerechnet werden.

Wir empfehlen bei der Auswahl eines geeigneten Tools vor allem auf die folgenden Punkte zu achten:

  • Brauche ich von unterwegs aus auch mit meinem Handy einen Zugriff auf eine mobile App?

  • Möchte ich einen österreichischen Anbieter oder bin ich auch offen für andere?

  • Möchte ich bei Fragen oder Problemen telefonischen Support erhalten oder reicht mir die Hilfe per E-Mail?

  • Ist es mir wichtig, dass das Tool weit verbreitet ist und somit gut erprobt?

Die Antworten auf diese Fragen können die Wahl des Tools stark beeinflussen. Tendiere ich eher dazu zum Marktführer zu greifen, könnte „Trello“ das richtige für mich sein. Ist es mir wichtiger ein österreichisches Unternehmen zu wählen, könnte „Joinpoints“ mit Sitz in Graz eine gute Alternative sein. (PS. In unserem nächsten Blogbeitrag lest ihr mehr zu einem ausgewählten Tool)

Unsere Erfahrung hat uns auch gezeigt, dass es bei der Verwendung eines bestimmten Tools hilfreich sein kann, wenn die Community dahinter groß ist. Dann stehen oft viele Beschreibungen, Erklärungsvideos etc. zur Verfügung.

Welche Anforderungen habe ich an ein Aufgabenmanagementtool?

Grundsätzlich kann man sagen, dass sich die Anforderungen in mehrere Teilbereiche aufteilen:

  • Funktionale Anforderungen

  • Technische Anforderungen

  • Unternehmerische Anforderungen

  • Anforderungen an Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Der erste Bereich umfasst die funktionalen Anforderungen, sprich „was muss das Tool unbedingt können“. Hier fasst man alles zusammen, was unbedingt notwendig ist, aber auch alle Punkte mit „Nice to have“ Charakter.

Im nächsten Schritt muss man sich auch mit dem technischen Hintergrund ein wenig befassen. Es kann beispielsweise bei Außendienstmitarbeitern durchaus Sinn machen auch eine mobile App zu nutzen. Oft ist auch die Integrierbarkeit in andere Unternehmensanwendungen, wie beispielsweise das Outlook unabdingbar.

Aus unternehmerischer Sicht müssen im Hintergrund Dinge wie das Einführungsszenario geklärt werden. Soll das gesamte Unternehmen von einem Tag auf den anderen mit dem neuen Tool arbeiten, oder stellt man besser abteilungsweise um? Wie sieht es bei dem neuen Tool datenschutzrechtlich aus (Datenspeicherung innerhalb der EU?)?

Und zu guter Letzt – als einer der wichtigsten Punkte – die Anforderungen, die an die Führungskräfte und die Mitarbeiter bestehen. In diesem Punkt geht es vor allem darum, den Veränderungsprozess optimal zu gestalten, um das Aufgabenmanagementtool langfristig im Unternehmen platzieren zu können. Was Change Management ist, und warum es so wichtig ist, könnt ihr HIER nachlesen.

Kurz zusammengefasst – es gibt Tools für Aufgabenmanagement wie Sand am Meer. Die Wahl des besten Tools ist da nicht immer ganz einfach. Doch wir sind der Meinung, dass das beste Tool alleine nicht ausreicht, wenn der gesamte Einführungsprozess nicht durchdacht ist und vor allem wenn die umliegenden Prozesse im Unternehmen nicht entsprechend angepasst werden. Deshalb ist es wichtig sich bereits vor der Auswahl und dem Start der Einführung Gedanken über alle oben angeführten Anforderungskategorien zu machen. So kann dem Entstehen eines Chaos vorgebeugt werden und die Einführung des neuen Aufgabenmanagementsystems bestmöglich über die Bühne gehen.


Euer Team von specialis IT!

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