Wer kennt es nicht? Tausende Dinge zu erledigen, hunderte Zettelchen schwirren über den Schreibtisch, den Kopf voller Aufgaben und doch ist am Ende des Arbeitstages immer etwas dabei, das man vergessen hat zu erledigen. Den Überblick über seine ganzen Aufgaben und Erledigungen zu bewahren fällt dabei oft schwer.
Wie man es dennoch schaffen kann, Licht in die Sache zu bringen? Das zeigen wir euch in unserem heutigen Blogartikel zum Thema Aufgabenmanagement.
Zunächst stellen wir uns die Frage: Was ist Aufgabenmangement überhaupt?
Aufgabenmanagement (auch oft als Taskmanagement bezeichnet) beinhaltet die Verwaltung von allen Aufgaben aller Mitarbeiter in einem Unternehmen. Als Aufgaben werden dabei alle Arbeitseinheiten oder Erledigungen, wie beispielsweise das Erstellen eines Angebots, durchzuführende Anrufe, das Erstellen einer Rechnung etc. angesehen.
Meist wird das Aufgabenmanagement mit passenden Softwarelösungen umsetzt. Dabei bekommt jeder Mitarbeiter einen Benutzer, dem dann Aufgaben zugewiesen werden können. Die Aufgaben können einerseits von jedem für sich persönlich erfasst und andererseits auch von anderen Personen (wie den Führungskräften oder Kollegen) zugewiesen werden.
So kann erreicht werden, dass jeder Mitarbeiter alle seine Aufgaben, die er zu erledigen hat, an einem zentralen Ort gesammelt findet.
Aber warum ist Aufgabenmanagement wichtig?
Jeder hat an jedem Tag eine Vielzahl an Aufgaben zu erledigen. Und in vielen Unternehmen verwaltet jeder seine persönlichen Aufgaben wie er möchte. Die einen nutzen die Aufgabenverwaltung im Outlook, die anderen arbeiten nur mit Post-it’s und wieder andere führen vielleicht eine Excel Liste, in der sie sich ihre Aufgaben notieren. Hier kann es natürlich schnell vorkommen, dass etwas übersehen oder vergessen wird oder ein wichtiger Notizzettel verloren geht. Doch das alleine ist noch nicht einmal das ganze Problem. Die große Herausforderung zeigt sich erst dann so richtig, wenn es um die Zusammenarbeit im Unternehmen geht. Auch hier gibt es die kreativsten Möglichkeiten, wie man Aufgaben an andere weitergeben kann. Mit einem Post-it am Schreibtisch des Kollegen, mit einer kurzen formlosen E-Mail, mal schnell per Telefon, übers private WhatsApp und und und…
Doch professionell ist das nicht wirklich…
Setzt man im Unternehmen ein Aufgabenmanagement Tool ein, dann verwalten alle Mitarbeiter ihre Aufgaben auf dieselbe Art und Weise. So kann das Zettelchaos minimiert oder gar ganz vermieden werden, das Vergessen ist keine Entschuldigung mehr und jedem ist klar was er zu tun hat.
Dies hat in mehrerer Hinsicht Vorteile:
Zum einen kann aus unternehmerischer Sicht gesagt werden, dass die zentrale Verwaltung der Aufgaben die Planung und das Controlling der Aufgaben vereinfacht, dass die Mitarbeiter effektiver und effizienter arbeiten können und auch dass der Service gegenüber dem Endkunden verbessert werden kann.
Führungskräfte, die die Aufgabenplanung für ihr Team übernehmen, können gezielter im Vorfeld planen, zeitliche Abschätzungen durchführen und eine Priorisierung der Aufgaben vornehmen. Und auch alle ausführenden Personen profitieren enorm von einem zentralen Aufgabenverwaltungssystem. Ich habe meine Aufgaben zentral gesammelt, kann sie leichter in meinem Arbeitsalltag priorisieren, kann nichts mehr vergessen und kann somit entspannter meine einzelnen ToDo abarbeiten, ohne Angst haben zu müssen, etwas vergessen zu haben.
Und was hat Aufgabenmanagement nun mit digitaler Kommunikation zu tun?
Die vergangenen Home Office Zeiten haben uns gezeigt, dass die örtliche Distanz in vielen Unternehmen die Verwaltung der Aufgaben enorm erschwerte. Die klassische Delegation in Form von „ich schau mal schnell ins Büro vom Kollegen“ funktionierte plötzlich nicht mehr. Alle Notizblöcke und Zettelchen lagen unangetastet am Schreibtisch kilometerweit entfernt im Büro. Die gewohnten Prozesse mussten plötzlich hinterfragt werden.
Und genau deshalb ist auch ein funktionierendes Aufgabenmanagement Teil der digitalen Kommunikation im Unternehmen. Es ist wichtig, dass Prozesse und Systeme auch ortsunabhängig funktionieren, egal ob ich an meinem Schreibtisch im Büro oder im Home Office sitze. Mit Hilfe eines geeigneten Tools zur Aufgabenverwaltung kann jeder Mitarbeiter jederzeit auf seine Aufgaben zugreifen, jeder kann mit seinen Kollegen in Kontakt treten und Führungskräfte können trotz räumlicher Distanz den Überblick über den Gesamtfortschritt behalten.
Wie man nun ein geeignetes Tool zur Aufgabenverwaltung in seinem Unternehmen einsetzen kann, worauf man achten muss und welche Anforderungen es gibt lest ihr in unserem nächsten Blogartikel.
Also bleibt dabei und seid gespannt!
Euer Team von specialis IT