Viele kennen das Problem der Kommunikation. Uns fällt es oft schon schwer mit jemanden zu kommunizieren, der uns gegenübersteht, dessen Mimik und Gestik wir wahrnehmen und interpretieren können. Noch schwerer ist diese Kommunikation auf anderen Wegen. Ein formales Mail wird man kaum einer Freundin senden, im Gegensatz dazu wird auch keine WhatsApp Nachricht mit Bussi Smileys den Chef erreichen. Doch hierbei stellt sich die Frage, was die angemessene Kommunikation für den jeweiligen Anwendungsfall ist.
Doch zu Beginn sehen wir uns an, welche Rolle interne Kommunikation in einem Unternehmen spielt.
Der reibungslose Ablauf in einem Unternehmen ist abhängig vom Informationsaustausch. Welche Aufgaben wurden delegiert, welche wurden schon erledigt oder bei welchen Aufgaben gibt es Abstimmungsbedarf. Doch auch das Unternehmensziel sollte kommuniziert werden. Durch interne Kommunikation sollte ein Gemeinschaftsgefühl entstehen, damit man sich gemeinsam weiterentwickeln kann. Wenn dann etwas geschafft ist, dann sollte auch dieses erreichte Ziel präsentiert werden. Jeder freut sich über ein Lob und eine Anerkennung. Außerdem wird durch eine gute Kommunikation eine gewisse Firmenidentität aufgebaut, die das Unternehmen wieder weiterbringt und stärkt. Somit sollte interne Kommunikation auf keinen Fall unterschätzt werden. Sowohl die Mitarbeiter als auch Partner des Unternehmens profitieren von einer guten Kommunikation. Alle sollten als großartige Unterstützer gesehen werden, denn jeder ist ein Teil des Unternehmens.
Interne Kommunikation ist vor allem auch in Zeiten wie diesen besonders wichtig. Der Kollege oder die Kollegin trotzdem überall erreichbar sein, der Austausch gesichert sein und auch die Richtlinien geteilt werden sollten.
Durch Corona hat sich auch die Art der Kommunikation verändert, wir haben gelernt digitale Tools zu nutzen und auch wirklich effektiv einzusetzen. Außerdem erfordert interne Kommunikation Zeit und auch Kontinuität.
Bei der internen Kommunikation geht es darum, eine Kultur entstehen zu lassen. In den meisten Unternehmen werden die interne und externe Kommunikation deutlich von einander getrennt. Doch eine externe Kampagne sollte immer durch eine interne Meldung vorgezeigt werden. Mitarbeiter werden somit zuerst informiert und die Verbundenheit zum Unternehmen bleibt erhalten.
Welche Fehler können bei der internen Kommunikation entstehen?
Ein großer und häufiger Fehler ist mangelnde Wertschätzung. Wenn man als Mitarbeiter nie Wertschätzung erhält führt das zu Motivationsverlust. Durch gegenseitige Wertschätzung und Respekt bleiben alle motiviert und auch interessiert an ihrer Arbeit. Außerdem sollte alle Information weitergegeben werden. Ein weiterer Fehler ist zu spät oder nur in Teilen zu kommunizieren. Jeder Mitarbeiter möchte die neuesten Informationen erfahren und Up- to date sein. Ein weiterer Fehler ist intern ein Wettbewerbsdenken herbeizuführen. Abteilungen und Teams sollten zusammenarbeiten. Auch wenn man manchmal die Art und Weise der anderen Arbeit nicht versteht, sollte man sich gegenseitig respektieren und akzeptieren, denn ohne diesen Respekt wird auch die Kommunikation nicht funktionieren. Außerdem ist es auch wichtig die Meinungen der Mitarbeiter anzuerkennen. Es ist ein Fehler Feedback oder generelle Meinungen zu ignorieren oder sogar ins Lächerliche zu zeihen. Durch solche Rückstoße, haben Mitarbeiter das Gefühl nicht in die Kultur des Unternehmens zu gehören. Auch ein häufiger Fehler sind Missverständnisse in der Kommunikation. Am besten werden passende Kanäle oder Instrumente für eine verständliche Kommunikation genutzt, damit keine Missverständnisse entstehen können. Alle sollten die Möglichkeiten haben mit jedem zu kommunizieren.
Wie kann man schnell und einfach intern kommunizieren?
Es gibt viele Möglichkeiten wie man mit seinen Kollegen und Kolleginnen in Kontakt treten kann. Viele Unternehmen setzen intern, so wie auch extern auf das altbewährte E- Mail. In der täglichen E- Mail Flut von uns allen bringt das jedoch viele Nachteile mit sich. Mails werden übersehen, nicht beantwortet oder ungewollt gelöscht. Man sieht nicht ob der jeweilige Kollege online oder offline ist, und die Dokumentation der Kommunikation z:B projektbezogen, lässt zu wünschen übrig.
Immer öfter werde auch andere Instant Messenger wie WhatsApp oder Facebook Messenger für Firmenzwecke missbraucht. Mitarbeiter kommunizieren dann über ihre privaten Accounts firmenbezogen mit ihren Kollegen. Die mangelnde Dokumentierbarkeit, die Verlockung der Ablenkung und die datenschutzrechtlichen Grauzonen sind bei einer solchen Lösung offensichtlich.
Weir von specialis IT bieten unsren Kunden eine voll integrierte Instant Messaging Lösung, mit der die interne Kommunikation gemanaget werden kann.
Alle Mitarbeiter des Unternehmens können per Kurznachricht ihre Kollegen, auch unterwegs erreichen, sehen welcher Kollege abwesend ist oder nicht gehört werden möchte. Es handelt sich dabei um einen rein internen Chat, was sowohl datenschutzrechtlich, aber vor allem auch sicherheitstechnisch große Vorteile bringt.
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