Die erste E-Mail wurde 1971 vom US-amerikanischen Informatiker Ray Tomlinson verschickt. Der Inhalt dieser E-Mail war schlicht, hatte keinen besonderen Zweck und bestand wahrscheinlich aus einer Buchstabenkombination wie „QWTEASTLI“ oder etwas Ähnlichem. Damals galt diese Innovation als so unbedeutend, dass bis heute niemand das genaue Datum kennt, an dem die Nachricht verschickt wurde.
Mehr als 50 Jahre später sind E-Mails ein wesentlicher Bestanteil der täglichen Kommunikation. Beruflich werden laut einer Studie von bitkom aus dem Jahr 2023 täglich ca. 42 Mails pro Person verschickt. Eine Entwicklung, mit der selbst Ray Tomlinson vermutlich niemals gerechnet hätte.
Doch so unverzichtbar E-Mails heute sind, so komplex sind die Anforderungen an deren Archivierung. Aus diesem Grund werfen wir in diesem Beitrag einen detaillierten Blick auf die Bedeutung der Mailarchivierung, ihre Vorteile und die wichtigsten Anforderungen, die Unternehmen beachten sollten.
Was versteht man unter Mailarchivierung?
E-Mail-Archivierung bezeichnet die systematische und langfristige Speicherung von E-Mails und deren Anhängen. Dabei geht es nicht nur um die Sicherung einzelner Nachrichten, sondern um die Gewährleistung, dass die gespeicherten Daten unverändert und jederzeit abrufbar bleiben. Das heißt, dass neben dem Inhalt und dem Anhang auch Metadaten wie Absender, Empfänger und Zeitstempel von E-Mails erhalten bleiben müssen. Im Gegensatz zu Backups, die zur Datenwiederherstellung nach einem Verlust dienen, ist die Archivierung darauf ausgelegt, E-Mails langfristig zu speichern und schnell durchsuchbar zu machen.
E-Mail-Archivierung hat aber nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile. Für viele Unternehmen kann sie zudem eine zwingende Notwendigkeit darstellen. Besonders rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine Archivierung von E-Mails erfüllt werden.
Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz sind verpflichtet, E-Mails und deren Anhänge 6-10 Jahre vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Bei Nichterfüllung drohen empfindliche Sanktionen.
Was genau muss aufbewahrt werden?
Laut § 132 der Bundesabgabenordnung und § 212 des Unternehmensgesetzbuches ist jegliche, nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, geordnet aufzubewahren. Aufbewahrt werden müssen u.a. Rechnungen, Angebote, Aufträge, Verträge und weitere wichtige Dokumente. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente per E-Mail oder per Post versendet werden!
Vorteile der E-Mail-Archivierung
Aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen darf eine E-Mail-Archivierung in keinem Unternehmen fehlen! Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet sie zahlreiche weitere Vorteile.
Datenkontrolle:
Sollten E-Mails versehentlich gelöscht werden, stellt die Archivierung sicher, dass die Nachrichten zentral gespeichert und jederzeit abrufbar sind – unabhängig von Hardwareproblemen oder menschlichen Fehlern. Archivierte E-Mails können schnell und effizient überprüft und mit bestimmten Zugriffsrechten versehen werden.
Effizienz im Arbeitsalltag:
In einem gut organisierten Archiv können E-Mails schnell wiedergefunden werden, ohne die Postfächer mühsam durchsuchen zu müssen. Gerade bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder wichtigen Kundenanfragen kann das ein entscheidender Vorteil sein.
Schutz vor Cyberangriffen:
Wie in unserem letzten Blogbeitrag zum Thema Voice Phishing bereits ausführlicher besprochen, stellen Cyberattacken eine wachsende Bedrohung dar. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung besteht jedoch immer Zugriff auf ein unversehrtes Backup, selbst wenn das Mail-System einem Angriff zum Opfer fällt.
Entlastung des E-Mail-Servers:
Durch die Archivierung müssen E-Mails nicht mehr auf dem Mail-Server gespeichert werden, wodurch die Datenlast des Servers erheblich reduziert wird und Kosten eingespart werden können.
Eine professionelle Archivierungslösung erfüllt somit mehrere Funktionen:
Langfristige Aufbewahrung:
E-Mails werden über Jahre hinweg gespeichert, ohne dass deren Integrität oder Lesbarkeit verloren geht.
Zentrale Speicherung:
Alle geschäftsrelevanten E-Mails werden in einem einheitlichen System archiviert, wodurch die Verwaltung erleichtert wird. Das effektive Archivierungssystem ermöglicht es, die archivierten Daten regelmäßig zu überprüfen und damit deren Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen.
Manipulationsschutz:
Alle archivierten E-Mails müssen mit dem Original übereinstimmen und dürfen nicht verändert werden. Das erfordert den Einsatz von Technologien, die durch Verschlüsselungen sicherstellen, dass die archivierten Daten nicht verändert werden können.
Benutzerfreundlichkeit:
Archivierungslösungen sollten nahtlos in bereits bestehende E-Mail-Systeme wie Microsoft Outlook integriert werden können.
Der Specialis IT Produkt-Tipp
Eine bewährte Lösung für die professionelle E-Mail-Archivierung und unser persönlicher Produkt-Tipp ist der Mailtresor. Diese Software bietet eine automatische Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails und sorgt für eine effiziente und sichere Speicherung in Echtzeit.
Durch das Ablegen sämtlicher Nachrichten als Kopie entsteht mehr Speicherplatz und eine deutlich gesteigerte Arbeitsgeschwindigkeit. Gleichzeitig wird dem versehentlichen Löschen von E-Mails zuverlässig vorgebeugt, da alle Daten in einem digitalen Tresor sicher verwahrt sind. Diese Archivierungslösung bietet den höchsten Schutz vor Datenverlust und gewährleistet, dass E-Mail-Texte und sogar Dateianhänge jederzeit innerhalb von Sekunden auffindbar sind.
Alle Vorteile auf einen Blick:
Praktisch und profitabel
Einfach in der Anwendung
Entspricht der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht
Höchster Schutz vor Datenverlust
Mailtresor unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Erfüllung ihrer rechtlichen Verpflichtungen, sondern steigert auch die Effizienz im Arbeitsalltag.
Fazit
Die erste E-Mail wurde 1971 verschickt und galt als so unspektakuläre Erfindung, dass bis heute niemand das genaue Datum nennen kann. Heute sind E-Mails allgegenwärtig und ihre Sicherung an rechtliche und komplexe Auflagen gebunden. E-Mail-Archivierung ist deshalb nicht nur praktisch, sie ist notwendig!
Mailarchivierung schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken, gewährleistet die Beweiskraft wichtiger Dokumente und verbessert die Effizienz interner Prozesse. Mit einer professionellen Lösung wie Mailtresor lassen sich diese Anforderungen zuverlässig und benutzerfreundlich umsetzen.
Bei Fragen zum Thema oder zu Mailtresor, stehen unsere Experten jederzeit zur Verfügung.
Gerne beantworten wir auch Fragen in den Kommentaren!
Quellenangaben:
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